Regulamento interno e código de conduta: quais cláusulas realmente protegem a empresa?
Quando recomendo a uma empresa a elaboração de um regulamento interno ou de um código de conduta, não estou falando de produzir mais um documento para ficar arquivado em uma pasta. Estou falando de criar regras que possam efetivamente ser exigidas dos funcionários e, se necessário, demonstradas em uma futura discussão trabalhista.
Na prática, um regulamento interno pode ser extremamente útil para a organização da empresa, para a atuação dos gestores e também para situações disciplinares. Mas ele só cumpre essa função quando foi elaborado pensando naquela empresa específica.
Por que um modelo da internet não vai se adequar 100% ao seu negócio
Eu costumo comparar o regulamento interno a um contrato. Uma empresa pode copiar um contrato da internet, trocar os nomes das partes e utilizar aquele documento durante anos. O problema normalmente só aparece quando surge um conflito.
É nesse momento que se descobre que uma cláusula necessária não estava prevista, que outra não se encaixa naquela operação, que determinada obrigação ficou mal definida ou que o documento simplesmente não contemplava a situação que agora precisa ser discutida judicialmente.
Com o regulamento interno acontece a mesma coisa. Um modelo encontrado na internet pode trazer dezenas de cláusulas aparentemente completas e, ainda assim, não tratar justamente dos problemas que aquela empresa enfrenta todos os dias. Ou pior: pode estabelecer regras que a própria empresa não pratica.
Em uma discussão judicial, essa incoerência pode se transformar em uma brecha. Se a empresa pretende utilizar o descumprimento de determinada regra como fundamento para advertir, suspender ou até mesmo aplicar uma justa causa, aquela regra precisa ser clara, possível de cumprir, conhecida pelo empregado e efetivamente praticada pela empresa.
Por isso, para mim, regulamento interno não deve ser um documento padronizado. Deve ser um documento estratégico.
Antes de escrever as cláusulas, é preciso conhecer a empresa
Considero muito importante conhecer a operação antes da elaboração desses documentos. E, sempre que possível, considero recomendável uma visita à empresa.
É no local que aparecem detalhes que dificilmente surgem quando alguém simplesmente pergunta ao empresário quais regras ele gostaria de colocar. Observando a rotina é possível identificar como os empregados chegam, onde se alimentam, como utilizam uniforme, como entregam documentos, como se comunicam, quais áreas possuem acesso restrito, como funciona o atendimento aos clientes, quais comportamentos costumam gerar conflito e quais problemas os gestores enfrentam repetidamente.
A partir daí, as cláusulas deixam de ser genéricas e passam a responder a problemas concretos da empresa.
A regra precisa ser específica o suficiente para poder ser cobrada
Esse é um dos critérios que considero mais importantes. Não adianta escrever que o empregado deverá manter “comportamento adequado” se ninguém consegue definir o que significa comportamento adequado naquele ambiente. Quanto mais subjetiva a regra, maior a margem para discussão.
Quando possível, é melhor transformar expectativas genéricas em procedimentos claros. Em vez de simplesmente determinar que o empregado deve apresentar atestados “imediatamente”, por exemplo, a empresa pode estabelecer para quem o documento deverá ser enviado, por qual meio, em qual prazo e como será confirmado o recebimento.
Quais cláusulas considero importantes
Não existe uma lista única que funcione para todas as empresas. As cláusulas precisam ser escolhidas a partir da atividade e da rotina real do negócio. Ainda assim, existem assuntos que costumo analisar com atenção.
Comportamento geral dos funcionários
O documento pode disciplinar convivência, atendimento ao público, relacionamento entre colegas, tratamento com superiores, postura profissional, respeito aos clientes e condutas incompatíveis com aquele ambiente específico.
Vestimenta, apresentação pessoal e maquiagem
Dependendo da atividade, a empresa pode estabelecer regras objetivas de vestimenta e apresentação pessoal. Em determinados ambientes também pode haver orientações sobre cabelo, acessórios ou maquiagem, desde que tenham relação com a atividade, sejam razoáveis e não discriminatórias.
Obrigatoriedade de uniforme
Se existe uniforme, é importante definir quando seu uso é obrigatório, como deve ser utilizado, conservado e quais procedimentos devem ser observados durante a jornada.
Protocolo para entrega de atestados
Quem recebe o atestado? Qual canal deve ser utilizado? Existe prazo? Pode ser enviado por WhatsApp? Quem confirma o recebimento? Um procedimento bem definido reduz conflitos e evita versões diferentes sobre o que deveria ter sido feito.
Protocolos de alimentação
Dependendo da empresa, pode ser útil estabelecer regras relacionadas aos locais destinados à alimentação, armazenamento de alimentos, utilização de espaços comuns e procedimentos internos ligados à higiene e organização.
Volume de voz e comportamento no ambiente
Em determinados ambientes, como escritórios, clínicas, recepções ou estabelecimentos que atendem ao público, o volume das conversas pode interferir diretamente na produtividade e no atendimento. Esse tipo de regra pode ser completamente irrelevante em outra atividade. É justamente por isso que o documento precisa ser personalizado.
Uso de telefone celular, fotografias e redes sociais
A empresa pode definir em quais momentos o celular pode ser utilizado, se existem setores em que seu uso representa risco, quais cuidados devem ser observados com fotografias, vídeos, clientes, colegas, documentos e informações internas.
Segurança e cumprimento de procedimentos
Em empresas com riscos ocupacionais, as regras internas também precisam conversar com os procedimentos de segurança: uso de equipamentos, EPI, acesso a áreas restritas e cumprimento das orientações e treinamentos aplicáveis.
O regulamento também precisa proteger a empresa de suas próprias contradições
Não adianta criar uma regra rigorosa no papel e tolerar seu descumprimento durante meses. Também é problemático cobrar uma regra de um empregado e ignorar a mesma conduta praticada por outros em situações semelhantes.
Quando surge uma discussão judicial, não se analisa apenas o texto do regulamento. Analisa-se como aquela regra era aplicada na prática. Por isso, a elaboração do documento precisa vir acompanhada de orientação aos gestores.
Um documento de baixo custo pode evitar um problema caro
Regulamento interno e código de conduta podem ser elaborados por advogado por um custo relativamente baixo quando comparados ao valor de uma reclamação trabalhista, de uma justa causa revertida ou de um conflito que poderia ter sido prevenido com regras claras.
O valor não está simplesmente em ter o documento. Está em ter um documento que corresponda à realidade da empresa, seja comunicado aos empregados e possa ser utilizado de maneira coerente quando surgir um problema.
Um bom regulamento interno não precisa ser enorme. Ele precisa ser verdadeiro, refletir a rotina do negócio, estabelecer regras que possam ser cumpridas e ajudar a empresa justamente no momento em que essas regras forem colocadas à prova.
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A elaboração de regulamento interno, código de conduta e medidas preventivas reduz riscos e ajuda a empresa a construir uma defesa trabalhista mais organizada.
Contato: (17) 99725-0321
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